张廷玉（1672年10月29日-1755年5月19日），康熙进士，雍正朝保和殿大学士、吏部尚书、军机大臣，加少保衔，后加太保。雍正八年（1730年），长期和清廷对抗的蒙古准噶尔部煽动青海和硕特部首领罗卜藏丹津及西北各族反清，雍正为维护统治阶级的利益，决定出兵征讨。因战事紧急，军令需要迅速处理和严守秘密，所以，即令在隆宗门内设立“军机房”，嗣改称“办理军机处”，简称军机处。“命怡亲王允祥、张廷玉及 大学士蒋廷锡领其事”，“廷玉定规制”。按照旨意，张廷玉就军机处的性质、官职、职能、纪律等方面都作出了严格规定，其中涉及到档案的地方就达多处，如：军机处参予官员奏折的处理和谕旨的撰拟；军机章京负责誊写、记档及日常工作；军机处设《存记簿》，“奉旨存议”事务，一律登记；“密事有件”，密封存档，届时拆阅办理等。这一整套严密的规章制度，不仅加强了皇权统治，避免了政出多门以及失、泄密现象的发生，而且更重要的是统一了办文机构，保证了档案的齐全、完整与安全，为利用和编撰方略（志）提供了方便。